İÇ KONTROL

• İç Kontrol Standartları
• İç Dış İletişim Prosedürü
• Risk Yönetim Prosedürü

Listeler

• İyileştirici Faaliyet Formu
• Kalite Kayıtları Listesi

Birim İç Değerlendirme Raporu  (2019)

Birim İç Değerlendirme Raporu  (2020)

Birim İç Değerlendirme Raporu  (2021)

2019 Yılı Birim Faaliyet Raporu

2020 Yılı Birim Faaliyet Raporu

2021 Yılı Birim Faaliyet Raporu

• KYS-GT-138-Yüksekokul Müdürü
• KYS-GT-139-Yüksekokul Müdürü Yardımcısı
  
• KYS-GT-140-Bölüm Başkanı
• KYS-GT-142-Öğretim Görevlisi
• KYS-GT-143-Yüksekokul Sekreteri
• KYS-GT-145-Elektrik Teknikeri
• KYS-GT-148-Yüksekokul Müdür Sekreteri
• KYS-GT-151-Evrak Kayıt Görevlisi
• KYS-GT-152-Yazı İşleri Görevlisi
• KYS-GT-153-Mali İşler Görevlisi
• KYS-GT-154-Personel İşleri Görevlisi
• KYS-GT-155-Öğrenci İşleri Görevlisi
• KYS-GT-156-Memur
• KYS-GT-158-Hizmetli
• KYS-GT-160-Temizlik Görevlisi
• KYS-GT-162 Meslek Yüksekokulu- Kalorifer Ateşçisi Görev Tanımı
• KYS-GT-194 MYO Bilgisayar İşletmeni

Hassas Görev Nedir?

Birimin temel işlevini etkin biçimde yerine getirmesini etkileyebilecek riskler içeren, zamanında ve/veya doğru bir şekilde yerine getirilmesi halinde karar alma süreçlerini güçlendiren ve kaynakların etkin kullanımını sağlayan kritik öneme sahip sınırlı sayıdaki görevler hassas görevdir.

Hassas Görevler neden tespit edilmelidir?

• Birimin fonksiyonlarını etkin bir şekilde ifa edebilmesi için kritik faaliyetlerin tespit edilmesini,
• Bu kritik faaliyetlerin gözden geçirilmesini ve bu sayede aksaklıklar varsa tespit edilmesini,
• Bu kritik faaliyetler için gerekli kontrol önlemlerinin alınmasını, temin eder.

Böylece;

• Birimin faaliyetlerinin aksamadan yürütülmesine,
• Kamu kaynaklarının verimli biçimde kullanılmasına,

yardımcı olur.

Hassas Görevler nasıl tespit edilir?

Bir görevin hassas olup olmadığı belirlenirken aşağıdaki kriterler dikkate alınmalıdır:

• İdarenin hedeflerini etkileyebilecek önemli kararları alma kapasitesi,
• Kararları etkileyebilecek idare dışı üçüncü kişi ve kuruluşlarla ilişkisi,
• Gizli bilgilere erişim,
• Mali değeri yüksek olan iş ve işlemlerle ilgili görevler,
• Görevin yüksek seviyede özel uzmanlaşma gerektirmesi,
• İdarelerce ilave edilebilecek diğer kriterler.

Hassas Görevler tespit edilirken birimlerin; hizmet envanteri, operasyonel plan ve görev tanım rehberlerinde yer alan görevleri kapsamında soracakları başlıca sorular şunlardır:

• Hangi görevler gizlilik statüsündedir?
• Hangi alanlardaki faaliyetlerde hata veya usulsüzlük yapılması ihtimali daha fazladır?
• Hangi görevlerin belli bir zaman süreci içinde yerine getirilmesi önemlidir?
• Hangi alanlarda bilgi ve eğitim ihtiyacı çok yüksektir?
• Hangi görevler iç ve dış etkenlere yüksek derecede maruz kalır?
• Hangi görevler yerine getirilemezse mali kayba neden olur?
• Hangi görevler yerine getirilemezse kaynak israfına neden olur?
• Hangi işler yüksek maliyetlidir?
• Hangi işlerin ya da süreçlerin aksaması birimin dışarıdan olumsuz tepki almasına neden olur?
• Hangi işlerde hesap verme yükümlülüğü fazladır?
• Hangi işler için çok fazla mesai harcanmaktadır?
• Hangi alanlarda çıkacak sorunlar, birimin fonksiyonunu yerine getirmesine engel olur?
• Kimlerin çok fazla sorumluluğu vardır?

Hassas görev belirleme ve sonrası:

Hassas görevlerin envanteri çıkarılır. Bu görevler gözden geçirilir. Hangi aşamalarda aksaklıkların olabileceği tespit edilir. Bu aksaklıkların önlenebilmesi veya en aza indirilebilmesi için ne gibi önlemler alınabileceğine karar verilir. Görevlerdeki etkinliğin sağlanması için alınan önlemler sürekli olarak izlenir. Bu kontrollerin hayata geçirilmesi ile birim daha güçlü bir şekilde görevlerini yerine getirmeye başlar.

Örnekler:

• Bütçe hazırlık işlemleri kaynakların doğru tahsisi için önemlidir. Hazırlık çalışmaları birimin politika ve öncelikleri doğrultusunda yürütülmez ise bu durum birimin fonksiyonunu yerine getirmesini engeller mi? Cevap, evet ise bu hassas bir görev olarak belirlenmelidir.
• Hazırlanan rapor, kitap (İzleme/Değerlendirme Raporları, Faaliyet Raporu, Stratejik Plan, Çalışma Hayatı İstatistikleri vb.) gibi belgelerin ilgili mevzuatında belirlenen sürede/sürelerde ya da beklentilere cevap verebilmesi için kabul edilebilir sürelerde ilgili yerlere gönderilmesi/paylaşılması gerekir. Birimin bu çalışmaları zamanında tamamlayamaması birimin fonksiyonunu yerine getirmesini engeller mi?/Karar alma sürecini olumsuz etkiler mi?/Birimin itibarını zedeler mi? … Cevap, evet ise bu hassas bir görev olarak belirlenmelidir.
• 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki mal ve hizmet alımı ve yapım işi temininde yaklaşık maliyetin hesaplanması ve kaydedilmesi süreci hassas görev olarak belirlenmelidir.

Görevden ayrılan personel için ne yapmak gerekir?

Görevden ayrılan personelin yerine gelen kişinin görev hakkında yeterince bilgi sahibi olmaması o alanda işlerin aksamasına sebep olabilir. Bu nedenle görevden ayrılan personelin durumunu “Hassas” olarak görmek gerekmektedir. Bu durum envanter listesinde yer almalıdır.

Hizmetin herhangi bir aksama olmadan sürdürülebilmesi için görevlendirilen personelin gerekli donanıma sahip olmasını sağlamaya yönelik belirlenecek özel prosedür, görevinden ayrılan personelin bir rapor hazırlayarak yeni göreve gelen personele vermesi, sorumluluğu altındaki dosyaların da bir tutanakla teslim edilmesidir. Raporda, yürütülmekte olan önemli işlerin listesi, öncelikli olarak dikkate alınacak konular, süreli ve zamanlı işler listesi ve benzeri hususlara yer verilmelidir.  

• İç Kaynaklı Dökümanlara ulaşmak için tıklayınız.
• Dış Kaynaklı Dokümanlara ulaşmak için tıklayınız.

KYS-LS-009 -  İç ve Dış Paydaş Listesi

KYS-FRM-125  - İç ve Dış Paydaş Beklenti Formu

KYS-İA-186 MYO Akademik Personel İzin Alma İş Akış Süreci

KYS-İA-187 MYO Akademik Personel Yolluk – Yevmiyelerinin Ödenmesi İş Akış Süreci

KYS-İA-188 MYO Burs İşlemleri İş Akış Süreci

KYS-İA-189 MYO Ders Görevlendirmelerinin Yapılması Süreci

KYS-İA-190 MYO Ders Planı ve İçeriklerinin Güncellenmesi İş Akış Süreci

KYS-İA-191 MYO Devir Yoluyla Malzeme Çıkışı İş Akış Süreci

KYS-İA-192 MYO Devir Yoluyla Malzeme Girişi İş Akış Süreci

KYS-İA-193 MYO Doğum Yardımı İşlemleri İş Akış Süreci

KYS-İA-194 MYO Ek Ders İşlemleri İş Akış Süreci

KYS-İA-195 MYO Emekli Personel Sürekli Görev Yolluğu İşlemleri İş Akış Süreci

KYS-İA-196 MYO Evrak Akışı İş Akış Süreci

KYS-İA-197 MYO Geçici Görev Yolluğu İş Akış Süreci

KYS-İA-198 MYO Gelen Personel Sürekli Görev Yolluğu İşlemleri İş Akış Süreci

KYS-İA-199 MYO Haftalık Ders Programı Hazırlanması İş Akış Süreci

KYS-İA-200 MYO Hibe Yoluyla Malzeme Girişi İş Akış Süreci

KYS-İA-201 MYO Hurda Yoluyla Malzeme Çıkışı İş Akış Süreci

KYS-İA-202 MYO İdari Personel İzin Alma İş Akış Süreci

KYS-İA-203 MYO İdari Personel Yolluk – Yevmiyelerinin Ödenmesi İş Akış Süreci

KYS-İA-204 MYO İstifa, Askerlik ve Ücretsiz İzin İşlemleri İş Akış Süreci

KYS-İA-205 MYO Kayıt Silme İşlemleri İş Akış Süreci

KYS-İA-206 MYO Kısıtlı Maaş İşlemleri İş Akış Süreci

KYS-İA-207 MYO Maaş İşlemleri İş Akış Süreci

KYS-İA-208 MYO Malzeme Satın Alma İş Akış Süreci

KYS-İA-209 MYO Mazeret Sınavı İş Akış Süreci

KYS-İA-210 MYO Mezuniyet İşlemleri İş Akış Süreci

KYS-İA-211 MYO Naklen Giden Personel İşlemleri İş Akış Süreci

KYS-İA-212 MYO Öğrenci Belgesi Verme İş Akış Süreci

KYS-İA-213 MYO Öğrenci Kayıt Dondurma İşlemleri İş Akış Süreci

KYS-İA-214 MYO Öğrenci Kayıt Yenileme İş Akış Süreci

KYS-İA-215 MYO Öğrenci Temsilcisi Seçimi İş Akış Süreci

KYS-İA-216 MYO Öğrenci Yeni Kayıt İşlemleri İş Akış Süreci

KYS-İA-217 MYO Ölüm Yardımı İşlemleri İş Akış Süreci

KYS-İA-218 MYO Program Açma ve Öğrenci Alma İş Akış Süreci

KYS-İA-219 MYO Sınav Programının Hazırlanması İş Akış Süreci

KYS-İA-220 MYO Sınav Ücreti İşlemleri İş Akış Süreci

KYS-İA-221 MYO Sınavlara İtiraz İşlemleri İş Akış Süreci

KYS-İA-222 MYO Tek Ders Sınavı İş Akış Süreci

KYS-İA-223 MYO Transkript Belgesi Verme İşlemleri İş Akış Süreci

KYS-İA-224 MYO Yarı Zamanlı Öğrenci Alımı İş Akış Süreci

KYS-İA-225 MYO Yatay Geçiş İşlemleri İş Akış Süreci

KYS-İA-226 MYO Zimmet Verme İşlemleri İş Akış Süreci

KYS-İA-227 MYO Zimmetten Düşme İşlemleri İş Akış Süreci

• Akademisyenlerin İdari Görevleri-Kalite Alt Çalışma Gruplarına ulaşmak için tıklayın.
• Birim Kalite Komisyonuna ulaşmak için tıklayın.
• Mezun Takip ve İzleme Komisyonuna ulaşmak için tıklayın.